Nieuw vrijwilligersbeleid

Te bespreken op de ALV van 23 maart 2015
Te bespreken op de ALV van 23 maart 2015

Voorstel GRTC Excelsior Vrijwilligersbeleid 2015
Inleiding
Evenals andere (sport)verenigingen wordt ook GRTC Excelsior volledig ‘gedragen’ door vrijwilligers. Met een verder terugtrekkende overheid zal dit in de toekomst niet anders
worden. Een enthousiast en betrokken peloton vrijwilligers is dus van levensbelang voor het goed functioneren van de vereniging!
GRTC Excelsior is van mening dat leden meer dan alleen contributie moeten bijdragen om deel te nemen aan activiteiten en aan het voortbestaan van de vereniging. Elk lid behoort een
‘vrijwillige’ bijdrage te leveren. De huidige groep vrijwilligers is op onderdelen klein. Verder wordt een aantal vrijwilligers met
regelmaat benaderd en belast met nieuwe of openvallende taken of springen uit betrokkenheid zelf in het ‘gat’. Hierdoor vormt zich een risico voor de continuïteit van verschillende activiteiten indien één van deze mensen wegvalt. Daarnaast kan een concentratie van taken binnen een kleine groep leiden tot afnemend draagvlak voor keuzen en besluiten. Tot slot heeft de vereniging moeite met het vinden van enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers. Dit vormt de aanleiding voor het opstellen van dit beleid. Dit biedt
zowel de vrijwilligers als de vereniging structuur en houvast.
Visie
GRTC Excelsior wil alle (ouders van jeugd)leden betrekken bij taken binnen 1 de vereniging. Het vrijwillige en vrijblijvende karakter moet daarbij zoveel mogelijk behouden blijven. Er is
keuze in de vrijwilligersbijdrage. Door de leden op de juiste plek te plaatsen wordt het vrijwilligerswerk leuk en interessant en profiteert de vereniging van de beschikbare
vaardigheden en talenten binnen de ledengroep. Een grotere groep vrijwilligers verkleint de ‘omvang’ van taken. Dit verlaagt de drempel en weerstand om ook een bijdrage te leveren
aan het welzijn van de vereniging. Door meer leden op regelmatige basis te betrekken bij activiteiten wordt het
verenigingsgevoel vergroot. Hierdoor zal op termijn de groep die zich voor langere periode als vrijwilliger wil inzetten groter worden.
Uitwerking
Het bestuur en elke commissie bestaat uit een vaste kern van vrijwilligers, de kernleden. Voor elke commissie zijn dit er minimaal twee. Rond elke kern wordt een flexibele schil van vrijwilligers gevormd. De flexibele schil bestaat uit vrijwilligers die een bijdrage leveren bij één activiteit of voor langere periode (bv. één seizoen).  Uitzondering hierop vormen donateurs en sponsoren.
Een lidmaatschap bij de vereniging betekent automatisch dat het lid ook onderdeel wordt van de flexibele schil van vrijwilligers (dit geldt niet voor donateurs). Om betrokkenheid en motivatie te vergroten kan aangegeven worden aan welke commissie(s) men een bijdrage wil leveren. Dit kan eventueel aangevuld worden met persoonlijke kwaliteiten. Een lid krijgt eens per jaar de gelegenheid zijn keuze wijzigen. Voor ouders van jeugdleden is deelname aan de flexibele schil van
vrijwilligers niet verplicht. Elk lid kan in principe toetreden tot de kern van het bestuur of van een commissie. Deze
vrijwilliger heeft bij voorkeur affiniteit met de taken die een dergelijke rol met zich meebrengt. De kernleden vervullen hun rol voor minimaal twee jaar. De maximale benoemingsperiode is
3 x drie jaar. Het bestuur en elke commissie is verantwoordelijk om haar taken, mogelijk op functieniveau, te beschrijven. Dit helpt om leden een overwogen keuze te maken aan welke commissie(s) zij een bijdrage wil leveren. De vrijwilligerscoördinator beheert de poule met vrijwilligers. Het bestuur en commissie geeft
aan welke vacature(s) zij hebben. Dit kan een vacature zijn voor langere periode maar ook voor één activiteit. Waar mogelijk wordt de gevraagde functie voorzien van een taakomschrijving. De vrijwilligerscoördinator probeert op basis van aangegeven voorkeur en competenties een passende vrijwilliger te selecteren.
Het bestuur en commissie is verantwoordelijk voor het inwerken en/of begeleiden van de vrijwilliger. Bij voorkeur liggen taken en standaard werkwijzen vast zodat de nieuwe vrijwilliger ook zelf wegwijs kan worden in de werkzaamheden.
Sommige taken vereisen meer kennis. Indien een vrijwilliger de benodigde kennis niet bezit is er mogelijkheid tot opleiding of scholing. De eventuele kosten hiervoor kunnen worden
vergoed door de vereniging. De vrijwilligerscoördinator legt een aanvraag voor aan het bestuur die hierover beslist. Vergoeding van opleiding of scholing is alleen van toepassing voor kernleden van het bestuur en commissies.