Beheer- en gebruiksregels voor de clubauto van GRTC Excelsior
Vastgesteld op 28 oktober 2019 in de bestuursvergadering van GRTC Excelsior
Ingangsdatum: per direct na het besluit
- De auto is eigendom van de club GRTC Excelsior
- De club betaalt de wegenbelasting, verzekering en andere lopende kosten voor onderhoud
- Hans Moons is namens de club dagelijks beheerder van de auto
- De dagelijks beheerder zorgt voor:
- Het regelen van het dagelijks onderhoud van de auto (bandenspanning, brandstofniveau, lampen vervangen, evt wassen)
- Het na afstemming met het bestuur (accommodatiebeheerder) regelen van periodiek onderhoud of reparatiewerkzaamheden bij een garage
- Het bijhouden van een agenda voor reserveringen van de auto door een afdeling van de club
- Beheer van de sleutels en autopapieren
- Uitgifte van de auto aan personen die gerechtigd zijn de auto te gebruiken
- Het bijhouden van een overzicht aan wie de sleutels en autopapieren zijn verstrekt (minimaal met vermelding van naam, dag en tijd van uitgifte, activiteit en datum en tijd terugkeer)
- Clubleden van GRTC Excelsior zijn gerechtigd om de auto te gebruiken onder de volgende voorwaarden:
- De chauffeur beschikt al minimaal 1 jaar over een geldig rijbewijs
- De auto wordt alleen ingezet voor clubactiviteiten
- De auto wordt na afloop van de activiteit schoon, met een volle tank en op tijd bij de dagelijks beheerder teruggebracht
- De chauffeur tekent voor ontvangst van de autosleutel en autopapieren (waarop dag en tijdstip van ontvangst en andere voorwaarden zijn vermeld)
- Gebruik in het buitenland kan alleen na schriftelijke toestemming (per mail) van het bestuur van GRTC Excelsior
- Clubactiviteiten zijn activiteiten waar GRTC Excelsior als club vanuit een afdeling (toer, renners, jeugd) aan meedoet, of die GRTC Excelsior als club vanuit een afdeling (toer, renners, jeugd) organiseert. Hieronder vallen zowel het vervoer naar en van de activiteit als het begeleiden van renners of toerders tijdens de activiteit.
- De auto mag door niemand worden gebruikt voor privé-activiteiten (zoals boodschappen, vakanties, eigen wedstrijden, etcetera)
- De chauffeur zorgt, zolang de auto aan zijn/haar zorg is toevertrouwd, voor:
- Deugdelijk gebruik van de auto (veilig rijgedrag, juiste brandstof, etc)
- Het regelen van het dagelijks onderhoud van de auto (bandenspanning, brandstofniveau, lampen vervangen, wassen)
- Beheer van de sleutels en autopapieren
- Schade aan de auto die niet door de verzekering van GRTC Excelsior of door een eventuele tegenpartij wordt gedekt, en bekeuringen komen ten laste van de persoon die op de betreffende datum en tijd in het bezit was van de autosleutels van de auto.
- Kosten voor brandstof tijdens het gebruik van de auto komen ten laste van de afdeling die de betreffende activiteit organiseert of onderneemt.
- Bij twijfel over de toepassing of geldigheid van deze beheer-regels neemt de accommodatiebeheerder namens het bestuur een besluit. Als daarover onenigheid bestaat, dan wordt het vraagstuk voorgelegd aan het bestuur (in de eerstvolgende bestuursvergadering) en neemt het bestuur een besluit.
De beheer- en gebruiksregels worden op de website van GRTC Excelsior gepubliceerd. Voordat een de persoon de auto meeneemt moet deze persoon de beheer- en gebruiksregels lezen en een papieren uitdraai hiervan ondertekenen.
Bij het ontbreken van een handtekening gaat GRTC Excelsior er desondanks van uit dat eenieder die de auto leent de beheer- en gebruiksregels kent.